Artikel 1. Definities
1.1 Wat houdt een klacht in: In deze regeling wordt verstaan onder een klacht: een schriftelijk stuk waarin een natuurlijke of rechtspersoon zijn of haar ongenoegen uit over de gedragingen van en/of uitlatingen van en/of behandeling door (een medewerker van) dan wel een door de Integratieve Dieptepsychologische Academie ingeschakelde derde.
1.2 Directie: de directrice van de Integratieve Dieptepsychologische Academie.
1.3 De Integratieve Dieptepsychologische Academie: De rechtspersoon Gertrude Vissers.
Artikel 2. Voorwaarden
2.1 Iedere belanghebbende binnen een door de Integratieve Dieptepsychologische Academie begeleidingsactiviteit heeft het recht om een klacht in te dienen.
2.2 Iedere klacht wordt vertrouwelijk behandeld. Zonder toestemming van de melder wordt geen informatie over de klacht verstrekt aan derden, met uitzondering van de behandelaars als genoemd in artikel 4.1 en 5.1.
2.3 Een klacht kan schriftelijk worden ingediend bij de Integratieve Dieptepsychologische Academie t.a.v. de directie. E-mailadres: gertrude@id-academie.eu Na ontvangst van een schriftelijk ontvangen klacht wordt binnen drie werkdagen telefonisch contact opgenomen met de melder, met inachtneming van artikel 4.
2.4 Een kopie van iedere klacht wordt verstuurd naar de vertrouwenspersoon van de Integratieve Dieptepsychologische Academie die de kwaliteit coördineert. De vertrouwenspersoon bewaakt de voortgang van de procedure.
2.5 Een klacht bevat tenminste:
- Naam en adres van de melder
- De datum van de melding
- Een omschrijving van de klacht: de gedragingen, uitlatingen en/of handelingen waarover wordt geklaagd, en ook de gronden waarop melder bezwaar maakt
- Het verslag n.a.v. het telefonisch contact met de melder
- De handtekening van de melder
2.6 Indien het klaagschrift niet voldoet aan de in 2.5 genoemde eisen, stelt de vertrouwenspersoon de melder hiervan op de hoogte en nodigt melder uit het verzuim binnen twee weken te herstellen.
2.7 Indien melder het verzuim als bedoeld in 2.6 niet herstelt, wordt de klacht niet in behandeling genomen.
2.8 De termijn voor het indienen van een klacht bedraagt zes weken, te rekenen vanaf de datum waarop de gedraging(en), uitlating(en) en/of handeling(en) waarover geklaagd wordt, heeft dan wel hebben plaatsgevonden. Er zijn altijd situaties waarvoor een uitzondering verleend kan worden in verband met de aard en ernst van de klacht.
Artikel 3. Geen verplichting tot afhandeling klacht
3.1 De klacht hoeft niet in behandeling te worden genomen indien:
- Het een klacht is die reeds door een andere organisatie is of wordt behandeld
- Het een feit betreft waartegen door de melder bezwaar is gemaakt of beroep is ingesteld bij of tegen de opdrachtgever van de Integratieve Dieptepsychologische Academie
3.2 Van het niet in behandeling nemen van een klacht wordt de melder en/of de opdrachtgever zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen tien werkdagen na ontvangst van de klacht door de directie schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld.
4 Artikel 4. Klachtbehandeling
4.1 De bevoegdheid tot behandeling van een ingediende klacht ligt bij de directie van de Integratieve Dieptepsychologische Academie. De directie handelt de klacht niet af indien daarbij haar onpartijdigheid in het geding kan komen. De behandeling van de klacht zal in dat geval voorgelegd worden aan een onafhankelijke partij met inachtneming van de beroepsregeling zoals opgenomen in artikel 5.1.
4.2 De directie stelt de melder en degene op wie de klacht betrekking heeft in de gelegenheid (indien wenselijk) te worden gehoord. De melder mag hierbij bijgestaan worden door een raadsman of vertegenwoordiger. Van deze horing wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Dit verslag wordt binnen vijf werkdagen aan zowel de melder als degene waarop de klacht betrekking heeft toegezonden.
4.3 De directie van de Integratieve Dieptepsychologische Academie:
- Handelt de klacht af binnen tien werkdagen na ontvangst van de klacht
- Kan de behandeling van de klacht ten hoogste tien werkdagen verdagen; hierover wordt een schriftelijke melding gedaan aan de melder.
4.4 De klacht wordt schriftelijk afgerond. In het schrijven aan de betrokkenen staat een gemotiveerde beoordeling van alle onderdelen van de klacht, alsmede van de eventuele maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden.
Artikel 5. Beroep
5.1 De melder kan tegen de behandeling of afhandeling van een klacht door de Integratieve Dieptepsychologische Academie in beroep gaan.
5.2 Een beroepschrift bevat tenminste:
- Naam en adres van de melder
- De datum van de melding
- Een omschrijving van de klacht: de gedragingen, uitlatingen en/of handelingen waarover is geklaagd, alsmede de gronden waarop melder bezwaar maakt
- Het verslag n.a.v. het telefonisch contact zoals vermeld bij 2.3
- De schriftelijke afwijzing van de klacht (of de beoordeling waartegen beroep wordt ingesteld) als bedoeld in 4.4, alsmede de gronden waarop melder beroep wenst in te stellen
- De handtekening van de melder.
5.3 Indien het beroepschrift niet voldoet aan de in 5.2 genoemde eisen wordt de melder hiervan op de hoogte gesteld en nodigt melder uit het verzuim binnen twee weken te herstellen
5.4 Indien melder het verzuim als bedoeld in 5.3 niet herstelt, wordt de klacht niet in behandeling genomen.
5.5 De termijn voor het indienen van een beroep bedraagt zes weken, te rekenen vanaf de dagtekening waarop de afronding van de klacht heeft plaatsgevonden conform 4.4.
5.6 De raad van advies: Paul van Os onderzoekt de afhandeling van de klacht en ondersteunt de melder.
E-mailadres: paul@id-academie.eu
Paul van Os zal betrokkenen horen op zijn kantooradres, dan wel – indien zulks stuit op redelijke bezwaren – op locatie. Na alle betrokkenen te hebben gehoord doet Paul van Os binnen drie weken een uitspraak, tenzij Paul van Os van mening is dat er inlichtingen moeten worden ingewonnen bij derden. In dat geval zal de termijn van drie weken worden verlengd met de tijd die gemoeid gaat met het verkrijgen van de gewenste inlichtingen. Deze verlenging zal maximaal acht weken bedragen.
5.7 De uitspraken van Paul van Os zijn voor de Integratieve Dieptepsychologische Academie bindend. Eventuele consequenties worden door de Integratieve Dieptepsychologische Academie zo snel mogelijk afgehandeld.
5.8 Het in deze klachtenprocedure gestelde laat onverlet de mogelijkheid van klagen bij de civiele rechter of overige bevoegde organen.
Artikel 6. Administratie
6.1 Van iedere klacht wordt een dossier met een uniek volgnummer aangelegd. Deze dossiers worden voor een periode van vijf jaar bewaard.
6.2 De vertrouwenspersoon doet eens per jaar verslag tijdens het directieoverleg van
- Het aantal klachten
- De aard van de klachten
- De beoordeling van de ingediende klachten
- Getroffen maatregelen om de klachten op te lossen. Dit verslag wordt vastgelegd in een klachtenrapportage.
Artikel 7. Kosten
7.1 Aan de behandeling van een klacht en/of beroep zijn geen kosten verbonden.
Deze Klachtenregeling is vastgesteld en goedgekeurd te Uden 29 mei 2022 door de directie van de Integratieve Dieptepsychologische Academie.